Søk tilskudd! Noen raske tips til å skrive gode tilskuddssøknader

Trærne har begynt å kle av seg for vinteren, budsjettåret går mot slutten, og kalenderplanene for 2025 er klargjort og godkjente. Vi går inn i mørketiden med fyr i peisen, ullsokker på bena og håp i horisonten! Det nærmer seg den tiden på året hvor tilskuddsordningene lyses ut!

Visste du at Helsedirektoratet hvert år lyser ut ulike tilskuddsordninger som skal stimulere til fagutvikling, tjenesteinnovasjon og kvalitetsforbedring innen helse- og omsorgstjenestene? For eksempel ble det i 2024 satt av 150 millioner kroner i Helseteknologiordningen, en tilskuddsordning som har til hensikt å være en drahjelp for kommuner som tar initiativ til å investere i helseteknologi som journalløsninger og velferdsteknologi. Den skal stimulere kommuner til å gå foran, og til å samarbeide med andre kommuner om digitaliseringsarbeidet.

Helsedirektoratet har også en rekke tilskuddsordninger knyttet til Kompetanseløft 2025, som er regjeringens plan for rekruttering, kompetanse og fagutvikling i den kommunale helse- og omsorgstjenesten og den fylkeskommunale tannhelsetjenesten.

Hvert år lyses det også ut ulike tilskuddsordninger hos Statsforvalterembetene, Bufdir, Norsk forskningsråd og i de ulike regionale helseforetakene og andre instanser. I tillegg lyses det ut innovasjonsmidler i helseforetakene og ulike stipend eller legat-ordninger hos ideelle aktører. Det ligger altså et mulighetsrom rett utenfor den duggede vindusruta, etter de vintersleipe svingene eller rett fremfor deg på PC-skjermen inne på det varme, lune kontoret. Grip mulighetene!

Noen raske tips

Noen raske tips kan være lurt å ta med seg på veien – når man starter prosessen med å søke om tilskudd, og når man gjennomfører et prosjekt;

• Les utlysningen i den aktuelle tilskuddsordningen nøye.
• Sett deg inn i rapporteringskravene som følger dersom tilskudd innvilges, og les nøye informasjonen om kriterier for å søke, samt estimert tildelingsfrist.
• Presenter en prosjektidé for ledelsen, og sikre forankring av prosjektidéen før du går videre!
• Sjekk søknadsfrist for tilskuddordningen og planlegg prosessen videre frem til søknad skal sendes inn.
• Vurder å trekke med flere andre organisasjoner/aktører eller kommuner – og husk å sikre forankring hos ledelsen.
• Begynn å skrive søknad/prosjektskisse – ofte er malen i tilskuddssøknadene bygget opp som en prosjektskisse, så det kan i mange tilfeller være tilstrekkelig med å fylle ut søknaden.
• Sett opp et realistisk budsjett i søknadsskjema/søknadsportal, husk beregning av egenfinansiering/egeninnsats.
• Sett opp en milepælsplan/fremdriftsplan i søknadsskjema, eller legg dette ved som vedlegg. Husk at fremdriftsplanen må være realistisk.
• Fordel oppgaver og ansvar hensiktsmessig innad i organisasjonen, ofte kan det være hensiktsmessig med en prosjektleder.
• Start gjerne skriving av søknad før utlysningen publiseres. Det finnes oftest informasjon om fjorårets utlysning av samme tilskudd, og det er begrenset hvor store endringer som eventuelt er foretatt i årets utlysning.
• Dersom du/dere får innvilget tilskudd er det viktig å opprette et prosjektnummer for inntektene og utgiftene i prosjektet, i organisasjonens økonomisystem.
• Lagre alt av skriftlig arbeid i forbindelse med prosjektgjennomføringen, dette kan være viktig dokumentasjon når du senere skal rapportere til tilskuddsordningen.
• Tenk gjerne prosjektet over en tre-års periode, for ofte vil man kunne søke tilskudd årlig i tre år, for samme prosjekt.

Et konkret eksempel

I det videre skisserer jeg et eksempel på en måte å bygge opp en prosjektsøknad, knyttet til et kommunalt kompetanseutviklingsprosjekt. En slik søknad kan for eksempel forankres i den nasjonale veilederen Gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming. I kapittel 2 står det at: «kommunen bør jobbe systematisk med kompetanse i tjenester til personer med utviklingshemming. Dette bør skje gjennom strategisk kompetanseplanlegging både for den enkelte sektor og deltjeneste og på et overordnet nivå. Strategisk kompetanseplanlegging bør inngå i en politisk besluttet kommuneplan».

For å svare på det, kan kompetanseutviklingsprosjekter være et egnet tiltak. Forut for et kompetanseutviklingsprosjekt kan det være hensiktsmessig å kartlegge den eksisterende kompetansen, for å finne ut hvilken kompetanse det er behov for å utvikle. Det finnes ulike survey-verktøy som kan egne seg til en slik kompetansekartlegging, for eksempel Enalyzer.

Inspirert av KS sitt Verktøy for strategisk kompetanseplanlegging setter prosjektleder og prosjektgruppen i kommune X (eller kommuner XY eller XYZ) i gang en sju-stegs prosess som i all hovedsak handler om å planlegge, gjennomføre og evaluere prosjektet. Prosessen er en arbeidsmetodikk som både fokuserer på gode prosesser og behovsanalyser.

En sju-stegs prosess

Stegene er:

1. Organisering og involvering
2. Forankring
3. Overordnede mål og føringer
4. Hva er kompetanse?
5. Kompetanse- og bemanningsanalyse
6. Kompetansestrategier og tiltak
7. Gjennomføring, oppfølging og evaluering

Utdyping av hvert steg

Under steg 1 er det vanlig at fokuset ligger på å beskrive mandat for prosjektet, nedsette en styringsgruppe og en prosjektgruppe, utvikle en prosjektplan og avgrense analysen som skal foretas. I forbindelse med kompetanseutvikling i tjenestene kan det være aktuelt å tenke prosjektdeltakelse på tvers av flere kommuner. Tilskuddsordningene hos Helsedirektoratet oppfordrer ofte til tverrkommunale og/eller tverretatlige prosjekter, som styrker samarbeid mellom flere kommuner. Det å delta i tverrkommunale prosjekter kan dessuten være motiverende og lærerikt for prosjektdeltakerne.

Under steg 2 er viktige spørsmål å svare på:

• Hvorfor skal vi jobbe med strategisk kompetanseplan?
• Hva skal vi oppnå?
• Hvordan skal vi gå fram?

Ved å svare på disse spørsmålene vil dere meisle ut tiltak og strategier for å vise sammenhengen mellom investering i kompetanse og måloppnåelse i tjenesten. Tiltakene og strategiene gjenspeiles i handlingsdelen til samfunnsplanen i kommunens økonomiplan, og vil bli vurdert gjennom politiske prioriteringer.

Steg 3 reflekterer overordnede mål, nasjonale føringer og demografisk utvikling i kommunens befolkning, altså viktige faktorer for fremtidig planlegging av bemanning og kompetanse.

I steg 4 etableres en omforent forståelse i organisasjonen om hva kompetanse er. Kompetansebehovsutvalget (2020) beskriver kompetanse som en sammensetning av kunnskap, forståelse, ferdigheter, egenskaper, holdninger og verdier.

Under steg 5 gjennomføres en kompetanseanalyse, nettopp for å klargjøre organisasjonens kompetansebeholdning og hvilke kompetansemangler som foreligger. Analysen tydeliggjør hvilke tiltak som må iverksettes for anskaffelse, utvikling eller mobilisering av kompetanse.

I steg 6 defineres kompetansestrategier og tiltak for fire hovedkategorier; Mobilisere, utvikle, rekruttere og avvikle. Strategiene konkretiseres videre til konkrete handlinger.

Det siste steget, steg 7, beskriver hvordan planene skal gjennomføres, følges opp og evalueres.

Lykke til med søknadene!

FOTO: Andrea Piacquadio